Pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif

Komunikasi merupakan kunci utama dalam koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi.semakin banyak hal – hal yang tidak pasti pada koordinasi maka akan semakin banyak pula informasi yang harus kita dapatkan.karena pada dasarnya koordinasi itu sendiri merupakan pemrosessan infornasi yang terorganisasi.

Ada tiga macam pendekatan koordinasi yaitu :

1. Mekanisme Teknik Manajemen Dasar.Rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.- Aturan dan prosedur. Merupakan keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin. 
- Rencana dan penetapan tujuan.
Untuk pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.hal ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak dapat lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

2. Meningakatkan koordinasi potensial.Untuk meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan apabila terdapat banyak macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.
Hal ini dapat ditingkatkan melalui dua cara, yaitu :- Sistem informasi vertikal.Merupakan alat dimana terdapat data yang disalurkan melalui berbagai tingkatan organisasi. Pada hal ini komunikasi dapat terjadi melalui serangkaian perintah yang telah terorganisasi. Sistem informasi ini telah dikembangkan oleh manajemen seperti pada kegiatan pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.- Hubungan-hubungan lateral (harizontal).Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.

Macam hubungan lateral, seperti:a). Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.b). Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.c). Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.d). Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.e). Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.f). Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.

3. Metoda Pengurangan Kebutuhan akan KoordinasiDibeberapa situasi kita tidak dapat melakukan penambahan pengordinasian hal ini dikarekan kurang efektif. Penambahan dapat digunakan apabila sebelumnya kita sudah membuat penyediaan tambahan berbagai sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau pengelompokkan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.- Penciptaan berbagai sumber daya tambahan.- Penambahan sumber daya dalam hal ini meliputi- Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.- Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiriPenciptaan tugas ini sangat di perlukan guna mempermudah pekerjaan selain itu Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).Memelihara KoordinasiApabila koordinasi sudah berjalan dengan baik kita wajib untuk memeliharanya karena tidak mudah untuk menciptakan kerjasama yang baik antar individu.Hal – hal yang harus diperhatikan adalah- Mengadakan pertemuan resmi (unsur atau unit yang harus dikoordinasikan),- Mengangkat seseorang, tim, panitia (sebagai koordinator).- Membuat buku pedoman (berisikan penjelasan tugas masing-masing unit),- Pimpinan/atasan mengadakan pertemuan-pertemuan informal dengan bawahannya (pemberian bimbingan, konsultasi, dan pengarahan).

Kasus Delegasi Wewenang ( Pelimpahan Tugas ) PT Mandom Indonesia

Dewan Komisaris bertugas melaksanakan fungsi pengawasan atas wewenang yang dibuat oleh Direksi dalam menjalankan dan mengelola Perseroan serta memberikan nasehat dan 
pandangan kepada Direksi. Untuk itu Dewan Komisaris, baik bersama-sama maupun masing-masing, secara rutin menghadiri Rapat Direksi dan Rapat Management yang diselenggarakan oleh Direksi. Hal tersebut dilakukan agar prinsip dari tata kelola perusahaan yang baik dapat berjalan dengan semestinya. Dewan Komisaris telah menerima dengan baik laporan keuangan Perseroan yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2012 yang telah diaudit oleh Kantor Akuntan Publik Osman Bing Satrio & Eny (d/h Osman Bing Satrio & Rekan) - member of Deloitte Touche Tohmatsu, dengan pendapat wajar tanpa pengecualian dan Laporan Tahunan Direksi Tahun 2012 yang akan disampaikan oleh Direksi untuk memperoleh persetujuan pada Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan Perseroan tanggal 24 April 2013. 

Komite di bawah Pengawasan Dewan Komisaris 

Dewan Komisaris dalam melaksanakan fungsi dan tugas pengawasan dibantu oleh Komite Audit dengan berpedoman pada prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik, menelaah kepatuhan Perseroan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku di bidang Pasar Modal dan peraturan perundang-undangan lainnya yang berhubungan dengan kegiatan usaha Perseroan, pengendalian internal oleh Departemen Internal Audit, serta penyajian laporan keuangan Perseroan yang sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan di Indonesia.


source: http://www.mandom.co.id/media/nae/578debad0b936a1032ace8fbde4cb760.pdf

Wewenang Sentralisasi VS Desentralisasi

1. Sentralisasi

Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau yang berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi. Sentralisasi banyak digunakan pada pemerintahan lama di Indonesia sebelum adanya otonomi daerah.Kelemahan dari sistem sentralisasi adalah di mana seluruh keputusan dan kebijakan di daerah dihasilkan oleh orang-orang yang berada di pemerintah pusat, sehingga waktu yang diperlukan untuk memutuskan sesuatu menjadi lama. Kelebihan sistem ini adalah di mana pemerintah pusat tidak harus pusing-pusing pada permasalahan yang timbul akibat perbedaan pengambilan keputusan, karena seluluh keputusan dan kebijakan dikoordinir seluruhnya oleh pemerintah pusat.

2. Desentralisasi

Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini banyak perusahaan atau organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi. Pada sistem pemerintahan yang terbaru tidak lagi banyak menerapkan sistem sentralisasi, melainkan sistem otonomi daerah atau otda yang memberikan sebagian wewenang yang tadinya harus diputuskan pada pemerintah pusat kini dapat di putuskan di tingkat pemerintah daerah atau pemda.Kelebihan sistem ini adalah sebagian besar keputusan dan kebijakan yang berada di daerah dapat diputuskan di daerah tanpa adanya campur tangan dari pemerintahan di pusat. Namun kekurangan dari sistem desentralisasi pada otonomi khusus untuk daerah adalah euforia yang berlebihan di mana wewenang tersebut hanya mementingkat kepentingan golongan dan kelompok serta digunakan untuk mengeruk keuntungan pribadi atau oknum. Hal tersebut terjadi karena sulit untuk dikontrol oleh pemerintah di tingkat pusat.

Wewenang Lini, Staff, dan Fungsional

1. Wewenang lini, adalah wewenang dimana atasan melakukannya atas bawahannya langsung.Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.

2. Wewenang staf, adalah hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia ini. Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai taf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan ketiganya. 

Baishline mengajukan enam pokok kualifikasi yang harus dipengaruhi oleh seorang staf yaitu :

1.    Pengetahuan yang luas tempat diamana dia bekerja.

2.    Punya sifat kesetiaan tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, pertimbangan yang baik dan kepandaian yang ramah.

3.    Punya semangat kerja sama yang ramah.

4.    Kestabilan emosi dan tingkat laku yang sopan.

5.    Kesederhanaan.

6.    Kemauan baik dan optimis

Kualifikasi utama yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi. Konsekkuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biaya administrasi struktur orgasisasi menjadi komplek dan kekuasaan, tanggung jawab serta akuntabilitas. yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi. Wewenang staf Yaitu hak para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi konsultasi pada personalia yang tinggi. 

Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditujuk yaitu:

1.    Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan

2.    Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk

3. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar tercapainya tujuan.

4.    Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.

3. Wewenang staf fungsional, adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini. Chester Bamard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan bila memenuhi:

1.    Memahami komunikasi tersebut.

2.    tidak menyimpang dari tujuan organisasi.

3.    tidak bertentangan dengan kepeningan pribadi.

4.    Mampu secara mental dan fisik untuk mengikutinya.

Semua anggota organisasi mempunyai peraturan, kode etik, atau batasan-atasan tertentu pada wewenang, seprti yang ditunjukan dibawah ini:

Batasan-batasan internal dan eksternal untuk wewenang dan kekuasaan:

Internal:

1.    Anggaran (Budget)

2.    kebijaksanaan, peraturan, dan prosedur

3.    Deskripsi jabatan

4.    Anggaran dasar dan anggaran rumah tangga organisasi

Ekstern:

1. Udangan dan peraturan-peraturan pemerintah

2. Perjanjian kerja kolektif

Struktur Lini dan Staff

Staf merupakan individu atau kelompok dalam struktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini. Beberapa alas an mengapa organisasi perlu membedakan antara kegiatan-kegiatan lini dan staf. Pertama, karena kegiatan-kegiatan lini mencerminkan pekerjaan pokok organisasi. Kedua, pengetatan yang harus di buat organisasi dalam waktu krisis sangat di tentukan oleh pilihan terhadap departemen lini atau staf.

Ada dua tipe staf yaitu staf pribadi dan staf spesialis.

1.    Staf pribadi (personal staf )Staf pribadi dibentuk untuk memberikan saran, bantuan dan jasa kepada seorang manajer. Staf  pribadi biasa disebut asisten atau asisten staf yang mempunyai banyak tugas untuk atasan dan biasanya generalis.

2.    Staf spesialis.Memberikan saran, konsultasi, bantuan, dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi.Bertanggung jawab ke tingkatan-tingkatan organisasi yang bermacam-macam, seperti tingkatandivisi, tingkatan bagian, ataupun tingkatan cabang yang berdiri sendiri.Dalam organisasi ini staf bukan sekedar pelaksana tugas tetapi juga diberikan wewenang untuk memberikan masukan demi tercapainya tujuan secara baik. Demikian juga pimpinan tidak sekedar memberikan perintah atau nasehat tetapi juga bertanggung jawab atas perintah atau nasehat tersebut. Keuntungan organisasi ini antara lain ialah keputusan yang diambil oleh pimpinan lebih baik karena telah dipikirkan oleh sejumlah orang dan tanggung jawab pimpinan berkurang karena mendapat dukungan dan bantuan dari staf.

Dalam kehidupan sehari-hari apabila unit kerja (departemen, perusahaan dan sebagainya) akan melaksanakan suatu rencana tidak selalu langsung diikuti oleh penyusunan organisasi baru. Struktur organisasi itu biasanya sudah ada terlebih dahulu dan ini relatif cenderung permanen, lebih-lebih struktur organisasi departemen. Disamping itu unit-unit kerja tersebut dijabarkan kedalam unit-unit yang lebih kecil dan masing-masing unit-unit kerja yang lebih kecil ini mempunyai tugas dan wewenang yang berbeda-beda (dirjen, direktorat, bidang, seksi, devisi, dan sebagainya). Masing-masing unit kerja tersebut sudah barang tentu akan menyusun perencanaan dan kegiatan-kegiatan. Untuk pelaksanaan rencana rutin cukup oleh staf yang ada sehingga tidak perlu menyusun organisasi baru.
Apabila rencana atau kegiatan tersebut tidak dapat ditangani oleh struktur organisasi yang telah ada biasanya dibentuk, misalnya panitia tim kerja (kelompok kerja), komisi dan sebagainya. Alasan di pilihnya bentuk struktur organisasi lini adalah karena dalam jenis organisasi ini pembagian tugas dan wewenang terdapat perbedaan yang tegas. Antar pimpinan dan pelaksanaan peran pemimpin.

Dalam hal ini sangat dominan dimana semua kekuasaan di tangan pimpinan. Oleh sebab itu dalam pelaksanaan kegiatan yang utama adalah wewenang dan perintah kesatuan. perintah ini dan kesatuan pimpinan terjamin sepenuhnya. Karena pimpinan berada dalam satu tangan. Proses pegubahan atau pengambilan keputusan berjalan dengan cepat. Rasa solidaritas antar anggota cukup baik karena saling mengenal disiplin dan loyalitas sangatlah tinggi. Memang bentuk organisasi semacam ini khususnya di dalam institusi-institusi yang kecil sangat efektif karena keputusan-keputusan cepat diambil dan pelaksaanya juga cepat.

MANAJEMEN PERSONALIA DARI PT.MANDOM INDONESIA . TBK

PT Mandom Indonesia Tbk

                                                             










Takeshi Hibi
Presiden  Direktur/CEO
PT    Mandom Indonesia  Tbk

STRUKTUR ORGANISASI

Adapun pembagian tugas pada PT. Mandom Indonesia, Tbk dalam menjalankan fungsinya guna mencapai tujuan, adalah sebagai berikut :
1. Share Holder Meeting : Melakukan pertemuan- pertemuan atau rapat untuk membahas tentang garis besar metode audit dan cara-cara mengaudit laporan.
2. Board Of Commisioners : Menghadiri rapat direksi dan rapat-rapat penting lainnya, menerima laporan mengenai jalannya usaha dari direktur, melihat atau memeriksa dokumen-dokumen yang penting, mengecek serta meminta laporan atas keadaan usaha dan aset di kantor pusat dan perwakilan di daerah.
3. Board Of Director : Melihat dan memeriksa dokumen-dokumen penting, meminta dan melihat           laporan-laporan penting dari ketua serta memeriksa laporan.
4. Ketua : Memeriksa dan melihat hasil dari laporan-laporan yang diberikan oleh presiden direktur.
5. Presiden Director: Merencanakan, mengkoordinasi, menjalankan dan mengawasi jalannya perusahaan, dengan dibantu oleh para direktur serta mempertanggung jawabkan pekerjaannya pada sidang umum pemegang saham dan memeriksa laporan- laporan.
6. Audit : Memeriksa laporan-laporan dari tiap-tiap divisi dan membuat laporan keuangan atau produksi secara rinci yang kemudian diserahkan kepada presiden direktur.
7. Vice Presiden Director : Membantu tugas-tugas dari presiden direktur
8. Divisi Ekspor Impor : Mendukung kegiatan kerjasama internasional dan pembelian bahan-bahan pendukung produksi serta menjual hasil produksi ke luar negeri. Dengan melakukan pencarian calon pembeli/ importir dari negara-negara lain.
9. Divisi Produksi : Melakukan fungsi secara terpadu untuk melakukan proses produksi dengan mutu tinggi pengadaan bahan baku, mixing / formulasi, pengisian isi ke dalam kemasan, packing dan penyimpanan produk jadi serta melakukan pengiriman.
10. Divisi Plastik : Berfungsi dalam pembuatan kemasan / wadah / botol dari bahan plastik untuk dilakukan proses packing oleh bagian produksi. Kegiatan ini termasuk pencetakan / setting printing pada kemasan botol.
11. Divisi purchasing : Berfungsi melakukan pengadaan bahan baku / raw material untuk kebutuhan produksi meliputi bahan baku untuk kegiatan produksi , karton, doz, dan lain- lain.
12. Divisi Marketing : Berfungsi melakukan pemasaran terhadap hasil- hasil produksi dan melakukan koordinasi serta mendukung proses kerja kantor perwakilan di kota-kota lain dan kerjasama serta koordinasi dengan distributor.
13. Divisi Advertising : Berfungsi dalam menjalankan strategi dan konsep pemilihan penyiapan dan penyajian advertising untuk mendukung keria dan pemasaran secara nasional.
14. Divisi Research & Department (R&D) : Berfungsi untuk melakukan penelitian pasar dan pengembangan produk untuk mendukung proses produksi dan pemasaran.
15. Divisi Management Planning : Berfungsi melakukan perencanaan budgeting untuk kegiatan usaha secara terpadu dan sinkronisasi dengan arah pengembangan bisnis perusahaan serta konsolidasi pelaporan dengan perusahaan induk.
16. Divisi Financial Control : Berfungsi melakukan pencatatan dengan sistem pembukuan / prinsip akuntansi yang benar sesuai dengan sistem pelaporan keuangan.
17. Divisi Human Resources Departemen & General Affairs HRD & GA) : Berfungsi melakukan tugas pengembangan SDM sehari-hari dan administrasi serta kegiatan sekretariat perusahaan dan kegiatan general affair seluruh perusahaan.

PRODUK

            Ada 2 jenis produk yang dsediakan oleh perusahaan, yaitu:

a.)Jenis atau produk TOILETRIES adalah semua jenis produk yang berhubungan dengan badan. Adapun produk -produk yang disediakan atau yang ditawarkan oleh perusahaan adalah terdiri dari :
     o Tancho Pomade
     o Tancho Hair Dye
     o Tancho Hair Cream
     o Spalding
     o Mandom 55
     o Mandom Tissue
     o Gatsby
     o Pucelle
     o Pixy Daily
     o Restage
     o Style Up
     o Purell Sanitizing Hand Tissue
     o Jhony Andrean
     o Lovillea
     o La Beute

b.) Jenis-jenis atau produk dari Pixy Lady`s Cosmetic adalah semua jenis produk yang berhubungn dengan wajah. Adapun jenis produk yang ditawarkan oleh perusahaan adalah sebagai berikut : 

<>Skin Care :
    o Cleasing Foam (Milk & Fresh)
    o Enzyme P. Wash
    o Cleasing Milk
    o Face Lotion
    o Hand & Body Lotion
    o Moisture Cream

<>Make Up :
    o Liquid Foundation
    o Face Powder 

    o Compact Powder
    o Lipstik Pink
    o Lipstik Rose
    o Lipstik Red
    o Lipstik Orange
    o Lipstik Brown
    o LipstikConditioner
    o (Orange, Pink, Red)
    o Eye Shadow
    o Blush On

    o Eye Liner
    o Eye Brow Pencil

    o Nail Color
    o Nail Top Coat Nail Color

    o Mascara

<>Skin Protection :
    o Stick Foundation
    o Makeup Base Natural
    o Day Moisturizing UV
    o Tinted Moisturizing Lotion UV
    o Two Way Cake UV
    o Two Way Cake Refill
    o Creamy Moisturizing Cake

           

   MARKETING

         PT. Mandom Indonesia, Tbk. Untuk memasarkan produknya secara menyeluruh ke seluruh (empat) wilayah saluran distribusinya, PT. Mandom Indonesia, Tbk melakukan distribusi secara tidak langsung (indirect distribution). Perusahaan Mandom Indonesia Tbk. memasarkan produk-produknya lewat website resmi http://mandom.co.id .produk-produk yang dimiliki perusahaan ini sudah sangat terkenal dan banyak diminati oleh konsumennya dan mudah untuk mendapatkannya karena sudah terjual bebas diberbagai toko seperti Alfamart, Indomaret, Apotik, dll.

   SUMBER DAYA MANUSIA

         Bagi PT Mandom Indonesia Tbk, sumber daya manusia (SDM) memegang peranan penting dalam setiap kesuksesan yang diraih oleh Perseroan. SDM adalah urat nadi penggerak roda bisnis perusahaan. Oleh karena itu, peningkatan kualitas SDM melalui berbagai kegiatan/program pengembangan menjadi prioritas utama Perseroan dalam memberikan kesempatan kepada seluruh karyawan untuk dapat mengembangkan kemampuan individunya sekaligus memberikan sumbangan terhadap peningkatan kinerja team work.
Kegiatan pengembangan sumber daya manusia di PT Mandom Indonesia Tbk berfokus pada upaya untuk mengembangkan karyawan dari amatir menjadi profesional. Karena bagi PT Mandom Indonesia Tbk, SDM bukan sekedar aset biasa, tapi merupakan ASET STRATEGIS, yang di masa depan diharapkan dapat menciptakan, memberdayakan dan mengembangkan sistem dan sumber daya lain dalam organisasi.
Sebagai upaya untuk mendukung pengembangan kualitas SDM, Perseroan menyusun program pengembangan kompetensi SDM atau Mandom Development Program yang bertujuan untuk membentuk kultur positif bagi seluruh SDM Perseroan, sehingga mereka siap menghadapi segala perubahan di masa depan. Mandom Development Program terdiri dari Competency Training, General & Individual Training, dan Program Balance Scorecard. Selain itu, Perseroan juga merancang program training untuk karyawan baru yang bertujuan memberikan kesempatan untuk mengembangkan kemampuan leadership serta kepekaan bisnis yang mereka butuhkan bila mereka ingin sukses berkarir di Perseroan.

Sumber : http://mandom.co.id/
               http:// library.imtelkom.ac.id/.../analisis-pengaruh-...